София Лазарева, управляющий партнёр PR-агентства FINEDAY о том, как у неё получилось выстроить виртуальный офис в коммуникационном агентстве.
Свобода «удалёнки»
Пару лет назад я впервые стала активно практиковать работу из дома два-три дня в неделю. Эффективность возросла в полтора-два раза. Параллельно мои сотрудники тоже начали брать «дни дома», и тоже вполне результативно.
В 2018—2019 годах каждые 1−2 месяца я уезжала в короткие и длинные отпуска и командировки. И таким образом научилась отключать «мамочку» для своих сотрудников. Избавившись от гиперопеки, они стали лучше работать, а я стала больше внимания уделять стратегии и профессиональному развитию. А с октября 2019 года в офисе я была буквально несколько раз.
Виртуальный офис — это очень плотная связь и постоянный контакт. Несмотря на то, что слово «удалёнка» образовано от слова «даль», то есть физически мы находимся далеко друг от друга, на самом деле этот формат работы ужасно сближает людей, сокращает время и уплотняет событийность.
- Такой режим идеально подходит трудоголикам — можно, не снимая пижаму, с раннего утра и до позднего вечера приносить пользу проектам, не теряя времени на дорогу.
- В разы снижается количество отвлекающих факторов. Не приходится поддерживать «пустые» разговоры, тратить время на чаепитие с коллегами и походы на перекур.
- Исчезает необходимость ежедневно контактировать с неприятными людьми, ведь зачастую мы рады видеть далеко не всех коллег.
- Освобождается часть времени, которое раньше занимали многочисленные совещания, не требующие активного участия.
Для меня с переходом на удалённый формат работы значительно повысилось качество жизни: наконец стало возможным соблюдать баланс между работой и личными интересами. Освободилось время для фитнеса, саморазвития, интересных встреч и поездок.
Кого брать в команду
По исследованиям специалистов HeadHunter, 85% офисных сотрудников рассматривают в будущем возможность удалённой работы. Есть две группы профессий, в которых удалённая работа лидирует по сравнению с традиционной организацией труда — это коммуникации, куда можно отнести маркетинг, рекламу и PR, а также искусство и масс-медиа.
Мне как руководителю удалённая работа помогает значительно расширить географию поиска сотрудников. Место выполнения работы отходит на второй план, важность имеют только эффективность и качество. На мой взгляд, будущее именно за географически распределённой схемой работы. И оно уже наступило.
Один из моих дизайнеров живёт в Иркутской области, а аналитик — в Калининграде. Интересно отметить, что специалист по мониторингу хоть и проживает в Санкт-Петербурге, как и я, но видимся мы раз в два года.
Сейчас, как и прежде, в первую очередь, я обращаю внимание на компетенции и профессиональный опыт человека. Но теперь только этого становится недостаточно.
Одним из главных критериев при приёме на работу я считаю навык удалённой работы. Если на испытательном сроке сотрудник «теряется» из моего поля зрения на пару часов без предупреждения или не успевает к установленному сроку сделать задание или, не дай бог, опаздывает на онлайн-конференцию — всё, не прошёл.
Самое простое решение по организации виртуальной команды — это, конечно, нанимать самомотивированных профессионалов и заинтересовывать их классными проектами.
Мои правила виртуального офиса
Правила работы виртуального офиса достаточно просты. Они состоят в чёткой постановке задач, контроле рабочих процессов, оценке эффективности работы команды. И обязательно — обратной связи с сотрудниками!
- Чёткая постановка задач и сроков
- Контроль сроков
- Эффективность работы
После видеоконференции необходимо сразу же текстом прописать основные пойнты. Как только конференция закончилась (или сразу же), записываем самые важные пункты, к которым пришли во время видеозвонка, и отправляем их в общий чат.
- Обратная связь
Если нет возможности лично встретиться, то лучше поговорить по видеосвязи, глядя в глаза, и прояснить ситуацию. Без доверительных отношений сложно выстроить рабочие отношения.
Технические моменты
Ежедневно список всевозможных инструментов для тайм-менеджмента, управления проектами и автоматизации работы расширяется, каждый руководитель может подобрать сервисы под свои конкретные задачи.
В первую очередь, это средства коммуникации: мессенджеры (WhatsApp, Telegram), средства видеосвязи (Zoom, Skype). Они обеспечивают общение между членами всей команды, оперативное решение рабочих вопросов. Считаю, что общение в рабочих чатах должно быть умеренным, дружелюбным и по делу, количество бесполезных фраз и комментариев в рабочих чатах стремлюсь сводить к минимуму. Полный запрет мата в чатах и личном общении, блокировка буллинга. Эти правила только с виду строгие — на самом деле, именно они и обеспечивают поддержание комфортной деловой среды в общении с коллегами.
Если продолжать тему сервисов для командной работы, то для совместного доступа к документам, рабочим базам и файлам очень удобно использовать облачные хранилища.
Для планирования рабочих задач у нас есть календари и таск-менеджер (Google, Trello, Todoist и пр.). Для контроля за исполнением рабочих задач и временем сотрудников подходят CRM-системы. Но я считаю, что отслеживать, сколько часов сотрудник потратил на работу за компьютером в PR-отрасли — это лишнее. Важен результат, соблюдение сроков и договорённостей.
Что дальше
PR сейчас — это интегрированные коммуникации на стыке креатива, менеджмента, анализа, статистики. Если вспомнить историю термина, PR — это связи с общественностью. И так как общество переходит в диджитал, отрасль стремится туда же. Личное общение постепенно становится роскошью. Но есть и хорошая новость: виртуальный офис значительно облегчает нашу жизнь и работу.
Читать в источнике